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银川市统计局档案工作制度
 
[作者:办公室        来源:        发布时间:2017-03-29 16:16:48        ]
 

一、档案管理制度

(一)文书档案管理制度

为加强档案管理,做好文件的立卷、归档工作,特制定如下规定:

1.档案室负责各处室文书档案、统计业务档案的整理收集及归档,做到认真、严谨、保密。

2.文书档案范围包括:各种文件、行文、信函、制度、基础数据、领导讲话、大型活动材料等。

3.要及时做好各种文件、报告的收发、分类登记、保存工作,按时整理归档。

4.主动与档案主管部门沟通,并经常接受其监督和指导。

5.做好每年的档案立卷和归档工作。

6.一般档案由各处室自管,重要档案由档案室统一保管。

7.档案的收集、整理、分类、编目、立卷、归档要及时、准确。严禁有重要档案丢失和漏存现象发生。

8.各科室要积极配合工作,主动提供资料,参阅的文件要及时返还,重要的文件、数据要报送档案室存档。

9.档案管理实行专人管理、专人负责制度。

(二)会计档案管理制度

为加强会计档案管理,根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》,结合我单位具体情况,特制定本办法。

1.会计档案归档的范围

(1)会计凭证:包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、记帐凭证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对帐单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

(2)会计帐簿:包括总帐、明细帐、日记帐、各种辅助登记簿等。

(3)财务报告:包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

(4)其它会计核算资料:凡与会计核算紧密相关的,由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

(5)增值税专用发票和普通发票。

2.会计档案的整理

会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。

(1)会计凭证

①按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。

②分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。

③装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

(2)会计帐簿:各种会计簿办理完年度结帐后,除跨年使用的帐簿外,其它均需整理妥善保管。

①会计帐簿在办理完年度结帐后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容。

②会计帐簿在装订前,应按帐簿启用表的使用页数,核对各个帐户面是否齐全,是否按顺序排列。

③活页帐簿去空白页后,将本帐面数项填写齐全,撤去帐户,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。不同规格的活页帐不得装订在一起。

④会计帐簿的装订顺序:

a.会计帐簿装订封面;

b.帐簿启用表;

c.帐户目录;

d.按本帐簿页数,顺序装订项页;

e.会计帐簿装订封底。

⑤装订后的会计帐簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。

⑥帐簿装订的封口处,应加盖装订人印章。

⑦装订后,会计帐簿的脊背应平整,并注明所属年度及帐簿名称和编号。

⑧会计帐簿的编号为一年一编,编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存(借)款日记帐、分户明细帐、辅助帐。

(3)会计报表

会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。

3.会计档案的归档保管

(1)当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满后存入档案并由专人保管。

(2)会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

(3)机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。

4.会计档案的借阅使用

(1)财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

(2)凡需借会计档案人员,须经财务负责人或单位领导批准后,方可办理调阅手续。

(3)借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换。

(4)借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经单位领导批准,需要复制会计档案的,须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

5.各种会计档案保管基础

(1)会计凭证保管15年。

(2)会计帐簿保存15年,其中现金和银行存款日记帐保密工作,保存25年。

(3)会计报表保存10年,其中年度决策表永久保存。

(4)发货票保管5年。

6.会计档案的销毁

(1)会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁清单,汇同财务部门共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,报经主管领导和上级主管部门批准后,方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止。

(2)按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销,监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况以书面开式报告有关领导。

(三)电子档案管理制度

为了加强电子文件归档管理,保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用,更好地为统计发展服务,根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定,结合本局实际,特作如下规定:

1.电子文件的管理工作职责

(1)电子文件是档案门类和载体,它和其他档案一样,应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中,由各办公室和档案室负责。

(2)电子文件应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真,从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

(3)电子文件实行集中统一管理。局档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统,使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守,熟练地掌握计算机系统的使用技能,组织编制归档电子文件的各种检索工具,积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的作用。

2.电子文件的归档方式

(1)电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档,根据本局工作实际,现强调物理归档。

(2)各部门根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档,把带有归档标识的电子文件进行分类组盘。填写必要著录项目,编制机读记录和要存放载体的编号。

(3)归档的电子文件要编制简要检索工具,其基本著录项目为:序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容,归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

3.电子文件的移交与保管

(1)电子文件在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档案室归档,移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚、移交清单一式二份,交接双方签字后各执一份。

(2)校档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作,以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

(3)入库的电子档案,每两年要机读抽查一次,发现问题及时补救。

(4)随着计算机技术和设备的更新、发展,对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本,旧版或有问题的载体仍需保存三年。

(5)保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备,温度控制在14℃一24℃,相对湿度控制在45℃一60℃。

4.电子文件的提供和利用

(1)封存的电子档案不外借,利用时使用复制件,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

(2)销毁电子档案,需经本单位校档案鉴定小组、分管领导批准,编制销毁清册,监销人、销毁人签名盖章。

(四)实物档案管理制度

为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用实物档案,按照《中华人民共和国档案法》,特制定本制度。

1.对实物档案实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统、安全,以备开发和利用。

2.实物档案范围包括:锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。

3.实物档案的归档,要求保证实物的完整、整洁、干净,注意防火、防潮、防尘。

4.实物档案的归档时间要求各处室应及时将实物档案移交档案室归档。

5.实物档案的借出,必须经处领导批准,按规定办理借出手续,如果展出,要对展出实物档案定期进行检查。

6.实物档案如有破损,必须进行认真修复和技术加工.以延长实物档案寿命。

7.建立实物档案登记和统计制度,每年检查一次,发现问题,及时解决。

(五)声像档案管理制度

1.声像档案(录音、录像、照片、底片)由专人负责收集、整理、立卷、归档,摄像、摄影、录音者应按规定随时将有保存价值声像档案移交档案馆,任何个人不得私存。

2.声像档案的分类方法,按照《银川市统计局档案分类大纲》进行分类。

3.照片、底片及说明要一同整理存放,编号一致,并以照片的自然张为单位填写卷内目录,底片固定在照片的对称处,照片题名应准确反映照片内容。每卷的最后一页填写备考表。

4.照片档案与本馆其他载体档案内容一致的,在照片题名中应编写其案卷号。

5.录音、录像档案以盘组卷,即一盘一卷,案卷题名应概括案卷的全部内容和基本主题,填写卷内目录和备考表。

6.按规范要求填写声像档案总目录及案卷。

二、档案工作制度

(一)档案安全保密制度

1.严格遵守党和国家保密守则。

2.非档案室工作人员一律不得在未经允许情况下随意变更、挪动档案。

3.严格执行有关档案接收、管理和借阅制度,认真履行登记,签字手续。

4.未经批准,任何人员不得私自将档案携带外出,也不得随意复印;档案人员不得私自摘抄和传播具有内部和保密性质的档案的内容。

5.未经装订的档案材料必须妥善保存,不可随意乱放。

6.档案库房严禁烟火。易燃、易爆、腐蚀物品及雨具等杂物不得携入库房,切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防霉、防虫工作。

7.安全检查

(1)每日下班前要切断电源、水源、关好门窗。

(2)寒暑假前应催回借出的档案材料,并应将全部档案柜门上锁。

(3)定期检查维修各种仪器、设备。

8.需要销毁的档案或材料,必须编造清册,经领导批准后,由两人以上共同监销。平时非公开的档案材料重复件、废纸不可当垃圾处理,必须烧毁。

9.有关人员作调动时,须将自己经管的文件交接清楚。

(二)文书档案查阅利用制度

1.文档管理人员要认真切实做好文件档案的保管和利用工作。

2.对收集的文件、档案资料应及时造册进行登记、分类编号、立卷,及时进行查询核对,做到完整、齐全方便利用。

3.凡本单位干部借阅一般性文件资料,应履行登记手续并限期完好归还,不宜公开的档案资料只限在本室内阅览,凡属外单位查阅档案一律赁单位介绍信,查阅保密内容的档案须经办公室或主管领导批准,复制和转抄的材料必须履行登记手续。

4.查阅档案应注意维护档案原件的原貌,不得损环,丢失或在原件上涂改、抽页,不允许摘录查阅范围以外的档案内容。

5.查阅档案者应严守“保密法”和保密制度,不得随意将不宜公开的内容向他人泄漏。

(三)文件归档制度

1.文件归档工作要严格执行上级有关部门制定的档案管理办法和有关规定。

2.每年的文件资料,办理完毕后于次年六月底整理完毕并排列上架。

3.归档的各种文件材料,要求齐全完整,按照本单位制定的档案归档范围收集、整理。

4.归档文件应按问题(党群、行政、业务)、期限(永久、30年10年),同时认真填写归档文件目录及备考表,写明立卷人和检查人。

5.归档文件必须完整齐全,并按一定顺序排列,既批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发文在前,原件在后。

6.归档文件装盒后,应按保管期限分别编写件号(件号每年编一个流水号),盒号逐年连续编写。

(四)档案鉴定销毁制度

为了加强档案的鉴定工作,认真贯彻档案规章制度,使室葳档案具有保存价值,充分发挥其作用,特制定本制度。

1.档案的鉴定主要是区别其有无保存价值,对保管期限属永久、30年的档案,应重点保管和保护。

2.根据统计局文档工作的特点,档案鉴定为定期鉴定,按照业务规范要求,凡属全局性的、重要的、方针政策性的都列为永久或长期保存,一般性的列为10年

3.10年档案保管到期后,由具体工作人员及档案管理鉴定小组共同鉴定,有价值的继续保存,无价值的登记销毁。

4.对当年档案鉴定出无保存价值的文件,经档案工作人员鉴定,登记造册,由档案鉴定小组批准后,方可销毁。

5.各单位每年清退的国务院、区政府文件,经过造册清点,符合要求,可以销毁。

6.销毁文件清册,应存档备查。

7.对批准销毁的文件、档案,应到指定地点,由二人以上监销,以防失密。

三、档案库房管理制度

为了确保档案的安全,延长其使用寿命,特制定本制度:

(一)库房管理要贯彻“以防为主、防治结合”的原则,做好温湿度的控制和调整。

(二)库房定期除尘,保持屋内整洁,不堆放杂物。

(三)经常检查库藏档案保管状况,如发现霉变、破损、虫蛀、鼠咬等情况,应积极采取处理措施。

(四)定期检查库房的消防器材,设备按期更换,不准在库房吸烟,严禁存放易燃易爆物品,确保档案的完整与安全。

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