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统计部门导入ISO质量管理体系的可行性探讨
 
[作者:李金鹏        来源:办公室        发布时间:2011-11-22 14:33:23        第13期]
 

[课题摘要]ISO是国际标准化组织英文的缩写。ISO质量管理体系1987年问世以来,为了加强品质管理,企业家们纷纷采用系列标准在建立品质管理体系,申请品质体系认证,很快形成了一个世界性的潮流。现如今,质量管理已从最初的由企业性组织采用发展到逐步引起国家机关的重视并被采用,其核心就是把企业管理的一些理念和手法引入政府公共管理过程中来提高公共服务的品质。美国、加拿大、英国、马来西亚和新加坡等国政府在国家行政管理部门推行,均获得巨大成功。他们的成功实践充分说明:政府机构广泛实施标准化管理,既能明显改进服务质量,又能为强化管理提供一种有效手段,对履行职能、加速经济发展大有裨益。近几年来,我国税务、检验检疫等部门相继导入质量管理体系,有些统计部门也做了有益的尝试。实践证明,导入该体系不仅可以规范管理行为、提升管理水平,同时还可以更好的服务群众、服务企业、服务基层,加快“法制政府、服务政府、责任政府、效能政府、阳光政府”的建设步伐。总之,质量管理体系是实践证明行之有效的科学管理理念和方法。

本课题结合我市统计工作的实际情况就统计部门导入ISO质量管理体系的可行性、预期目的、存在的困难及操作步骤进行一些探讨,以供参考。

一、统计部门导入ISO质量管理体系的意义

统计部门作为政府的综合经济管理部门,如何提高统计能力、数据质量和统计公信力,如何提高为经济社会发展服务水平,如何实现社会管理创新,如何实现管理规范化、服务高效化、质量标准化等问题也是广大统计工作者尤其是管理者常常思考的问题。近年来,我市统计工作深入贯彻落实科学发展观,不断解放思想、开拓创新,着力于完善改进统计手段,统计管理水平有了较大的提高,统计部门的管理水平和干部队伍的作风建设得到了明显的进步。但也存在一些亟待改进的问题:一是内部管理制度和规定虽较为完备,但没有建立全过程、全方位的系统管理体系,在一定程度上还存在制度归制度、做法归做法,制度执行不到位现象。二是已经制定的规章制度不系统不连续,规章制度相互支持性配套性不够完善。三是近几年统计部门实行的效能目标管理考核,对推动统计工作上台阶发挥了巨大的作用,但它重结果轻过程的方法也逐渐显现出一些需要改进的地方。而ISO质量管理体系正好注重的是过程,所以把两者有机结合起来,以过程影响结果,以结果反映过程,可以起到优势互补的作用。ISO质量管理体系注重持续改进,能够从机制上、行政运作流程上使统计工作更加严谨、科学和有序。因此,统计部门导入ISO质量管理体系,是贯彻落实科学发展观、实现统计工作管理创新的本质要求,对于实现管理规范化、服务高效化、质量标准化,对于实现统计工作“三个提高”具有十分重要意义。综上所述,在统计部门导入ISO质量管理体系是非常必要的。

二、我市统计部门导入ISO质量管理体系的可行性

根据我国有关兄弟统计部门导入ISO质量管理体系运行情况来看,对加强管理,推动统计工作上台阶发挥了巨大作用,但同时也存在一些问题。一是ISO工作与实际工作结合不紧,具体工作人员把大量时间和精力倾注在应付质量标准认证环节,从而削弱了在加强内部管理方面的力度,存在“两张皮”的问题。二是ISO文件体系庞大,流程繁琐.经常会出现内审质量不高,外审效果不好等问题。三是行政成本较高,按照认证公司各程序进行培训、内审、外审,初期约需几十万元,以后每年还要复审,这在现阶段实现的可能性几乎很小。但是笔者认为导入ISO质量管理体系的目的不是为了认证,导入的归宿在于要加强统计管理工作创新,实现八个目的。

一是促进基础工作的开展。导入的过程其实也是提高的过程,可以对现有工作进行一次系统性的梳理,对工作中的不合理部分进行调整,使之更符合实际。

二是增强绩效考核的权威性。通过导入ISO管理方法,使各项工作始终处于严格的受控状态,并通过不间断的体系审核以及质量评审,不断改进和提高管理水平,确保预期目标的实现,从而促进考核机制由年终考核向全程考核转变,增强绩效考核工作的科学性和实效性。

三是实现因事定职、责随职走、职责明晰的目的。通过导入ISO管理方法,实行“以职责定岗位、以岗位定责任、按岗位定人员”,对每一个岗位,明确任务目标、完成时限、质量要求,实现岗位与人员、职责与权限的统一。

四是实现工作方式由经验型向标准型转变。通过导入ISO管理方法,使统计工作处于链条式的流水线作业过程中,一环紧扣一环,一环一个岗位,做到执法有据可依、工作有章可循、过程程序清晰。

五是实现有效控制的目的。通过导入ISO管理方法,每个处室、每个岗位都能够对统计数据的过程进行有效控制,工作留有可查和可追溯性的痕迹,确保做到准确、及时、全面、系统,从而进一步提高工作效率。

六是持续改进。导入ISO管理方法的目的是为了提高统计服务质量,但这不是一蹴而就的事情,需要一个循序渐进的过程。要坚持把精细化管理全程渗透和落实到统计管理的全过程和各个领域,对工作中发现的不合格及潜在的不合格,及时纠正和预防,保证各项工作的持续改进。

七是创新统计行政管理方式。通过导入ISO管理方法,建立完善规章制度,进一步规范工作运行机制、转变机关作风、推进统计效能建设,推动统计工作更加有为、能为、善为。

八是提高统计服务质量。通过导入ISO管理方法,建立服务质量标准,按照规范化的服务方法、程序化的服务过程,最大限度地满足服务对象的期望与需求,进一步提高统计服务质量。

综上所述,根据实际情况,我们现阶段无法按照认证公司的程序导入ISO质量管理体系,但我们可以运用ISO质量管理体系的理念和方法加强对统计工作的管理,重点放在定工作职责、定人员编制、定工作目标、定质量目标、定工作程序、定内审程序、定改进办法等环节。外审只是对内审的检验的监督,因此,遵循实事求是的原则导入ISO质量管理体系的理念进行管理是可行的。

三、统计部门导入ISO质量管理体系应遵循的基本原则

1、科学统筹,可操作性原则。导入ISO质量管理体系是一项系统性工作,要结合现有的规章制度和管理办法,依照ISO管理标准的要求,科学统筹、全局谋划、科学合理地确立质量方针和质量目标,制定一套指标科学明晰、标准规范统一、操作简便易行的管理方法。导入工作要做到统筹兼顾,合理安排,注意与业务工作相结合,创新工作方式方法,确保体系设计的实用性,便于操作。

2、实事求是,因统制宜原则。导入工作应按照PDCA(策划实施检查处置)模式要求和写到、做到、记到、查到的原则进行,文件编写要求统一格式、统一编号、统一标识,注重实事求是、因统制宜,避免过于烦锁。

3、分步实施,整体推进原则。实施初期先逐步做好组建工作小组、任命管理者代表、制订质量方针、培训、质量体系文件编写、试运行、内审员培训、内审、体系完善和改进等步骤,循序渐进,分步实施,及时解决工作中出现的各种问题,稳步扎实地整体推进各环节工作。

4、系统评估,注意实效原则。导入质量管理体系是一项实践性工作,没有经验可循,必须要立足于提高管理水平和服务质量的角度,不断摸索、不断实践、不断总结,注意实施效果的评估,使体系运行和实际工作紧密结合。

四、统计部门导入ISO质量管理体系必须把握好的基本要点

一是必须充分发挥领导的作用。由领导者确立统一的宗旨及方向,并通过多种途径创造并保持使干部职工能够对目标、方向、任务有统一的认同的清晰的概念,并充分参与实现组织目标的内部环境。

二是始终以服务对象为关注焦点,理解服务对象当前和未来的需求,满足服务对象要求并争取超越服务对象期望。

三是全员参与。全局各处室工作人员都是组织之本,只有全员的深刻理解和充分参与,才能使大家的才干为组织带来收益。

四是过程控制。将活动和相关的资源作为过程进行管理,可以更高效地得到预期的结果。

五是注意管理的系统性。将相互关联的过程作为系统加以识别、理解和管理,有助于组织提高实现目标的有效性和效率。

六是持续改进。把持续改进作为一个永恒的目标,及时发现问题,使关口前移,随时将问题解决在萌芽状态,从而保证数据质量的提高。

七是基于事实的决策。发挥统计部门的优势,坚决摈弃那种凭感觉、靠经验、拍脑袋的工作方法。通过收集信息,了解实际情况,运用科学的方法对信息进行加工整理和价值评价,然后进行有效的决策。

八是双方互利的关系。保持组织与干部职工是相互依存的,互利的关系可增强双方创造价值的能力。

五、导入ISO质量管理体系的必须环节和基本步骤

一是组织准备,组建工作小组。为了确保认证工作的顺利开展,要成立专门的工作小组,具体负责导入的各项工作。组长、副组长分别由局长、副局长担任,小组成员包括办公室、督查室、双基办和综合处负责人。

二是组织学习培训。通过开展不同形式的学习和培训,强化全局干部职工对ISO质量管理体系的理解并内化为行为方式。重点放在组织参加内审员培训和考试,全局每处室至少要有一名同志具备内审员资格条件。

三是体系策划,确定统计产品和质量管理运行模式。系统地分析研究我市统计工作的特点和实质,对统计产品产生的过程和形态进行识别,结合ISO质量管理标准,定义好什么是统计产品,并确定统计质量管理体系模式。

四是编写体系文件。编写三种质量体系文件,分别为质量手册、程序文件和部门工作手册三级。在体系文件中,明确各处室的职责分工,确定局质量目标和质量方针,并将目标分解到各处室。各处室也要编写部门工作手册,明确各岗位的岗位职责、工作标准和任职要求,细化各项工作的流程。

五是开展局内内审工作。体系文件编写完成后,进入体系的试运行阶段。在试运行期间,各处室按照要求认真实施,在加强对文件和记录的管理下,有效的提高基础工作水平,完成内审后开始应用。

六、导入过程中应特别要做好的三项工作

一是编写管理体系文件。文件编制是建立质量管理体系的关键,其内容包括:

1、部门质量方针和质量目标,既有全局质量目标,又有各处室质量目标。质量目标中要明确实施内容、实施时间、实施方法、考核标准及实施人。与我们现行的绩效目标管理很相似但更具体更细致更具操作性。

2、质量手册。 质量手册主要阐明局质量方针和质量目标,规定局质量管理体系要求。质量手册是建立、实施、保持和持续改进质量管理体系的纲领性文件和行动准则,适用局统计管理和统计信息服务的全部过程。

3、质量管理体系标准所要求的形成文件的程序。为了使质量管理体系文件处于受控状态,确保管理体系覆盖范围内使用的文件均为有效,必须编制控制程序文件。

4、相关记录。收集有关工作记录和痕迹,这是阐明取得的结果或提供所完成活动的证据文件。

完成上述任务后,汇编成四种手册:各处室工作手册汇编、质量目标分解表汇编、质量手册汇编、程序文件汇编。

二是建立内审人员。内审质量关系到体系运行质量,要建立一支高水平的内审队伍。要把业务精、质量意识和责任心强的干部培养成优秀的内审员,建立内审工作考核激励机制,内审工作要与过错责任制追究有机结合起来,提高内审人员的素质和责任心。加大对中层干部培训,使每个中层干部可以而且应该成为内审员。导入质量管理体系的成功与否实际上就决定于内审质量上,因此,抓好内审是核心环节。

三是考核应用。将质量管理体系提供的工作考核情况,作为评价干部业绩的重要依据,与干部岗位轮换、奖金发放、职务晋升和竞争上岗相挂钩,奖勤罚懒、奖优罚劣、奖罚分明,充分调动干部的积极性。

七、做好推行ISO质量管理工作的几点建议

1、统一思想,提高认识。导入ISO质量管理体系是统计部门实现统计工作管理改革创新,全面提升统计服务能力,推动统计工作上台阶的重大举措。对于我市统计部门来讲,导入ISO管理体系,既是一个全新的管理理念,又是一个全新的知识领域。因此,要积极宣传导入的重大意义,强化参与意识、责任意识、全局意识和质量意识,真正做到领导带头、全员参与,努力营造浓厚的工作氛围。

2、加强领导,明确责任。领导重视是建立和实施ISO管理体系的关键,根据ISO管理体系要求,单位行政一把手为最高管理者,负责对体系的领导和监督,由最高管理者任命一名管理者代表,成立ISO9000推进工作领导小组和办公室,明确其具体职责和权限。自上而下做好动员,单位领导要率先垂范、亲历亲为、精心部署。同时要明确各部门、各岗位的工作职责,使各环节对质量体系实施的有效性和持续改进做出全面承诺。

3、精心设计,精心组织。ISO 管理体系强调过程管理,每项工作均进行PDCAP策划、D实施、C检查、A处置)闭环控制,因此,需要全体干部职工的充分参与,真正把体系导入工作作为实现行政管理高效化、运行规范化和服务标准化的一项重要内容抓紧抓好。

4、积累经验,完善措施。统计部门管理工作涉及面广,影响工作质量的要素很多。在导入ISO管理体系工作中,没有现成的模式照搬套用。既要遵循原则,又要讲求灵活,既要坚持标准,又要不断创新。要加强学习和研究,认真梳理和形成完善的工作制度和标准,构建科学合理的工作流程,创新高效的工作方式,努力提高统计部门的效能和服务形象。同时,注意借鉴学习相关部门经验,积累经验,完善措施,持续改进。

通过ISO质量管理体系的导入,努力做到一切工作有程序、一切程序有控制、一切控制有文件、一切文件有标准,最终实现统计工作目标明确、职能清晰、责任到位、程序规范、绩效持续提高,不断提升统计工作的影响力和服务水平,全面推动统计事业跨越式发展。

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